ZARZĄDZENIE Nr 14/2015 w sprawie zasad zamawiania ,ewidencjonowania, wydawania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Gminy Kobylanka

ZARZĄDZENIE Nr 14/2015

WÓJTA GMINY KOBYLANKA

z dnia 2 lutego 2015 r.

W sprawie zasad zamawiania ,ewidencjonowania, wydawania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Gminy Kobylanka

Na podstawie art.33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym
(j.t. Dz. U. z 2013r. poz.594,poz.645,poz.1318 z 2014 r. poz.379,poz. 1072), art.16 c ustawy
z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczpospolitej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz.2000 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47,
poz. 316 z późn. zm) zarządzam ,co następuje :

§1.Określa się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci urzędowych i pieczątek na potrzeby Urzędu Gminy w Kobylance, ich ewidencjonowania, wydawania, używania, przechowywania oraz likwidacji w związku z utratą i brakiem celowości dalszego ich używania.

§2.1. W Urzędzie Gminy w Kobylance mogą być stosowane :

1. pieczęcie urzędowe,

2. pieczątki wpływu,

3. pieczątki nagłówkowe

4. pieczątki imienne (do podpisu),

5. inne pieczątki , wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników Urzędu w zakresie realizowanych zadań służbowych

2.Pieczęcie i pieczątki , o których mowa w niniejszym zarządzeniu są własnością Urzędu Gminy, który ponosi koszty ich wytworzenia .

§3.1.Pieczęcią urzędową jest metalowa tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej , w otoku napis WÓJT GMINY KOBYLANKA.

2.Pieczęcią urzędową może być również pieczęć , o której mowa ust.1 ,zawierająca pośrodku zamiast wizerunku orła herb Gminy.

3.Odciski pieczęci urzędowej nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Urzędu Gminy chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

4.Pieczęć urzędową, o której mowa w § 3 ust.1 , używają wszystkie organy Gminy
i upoważnieni pracownicy Urzędu Gminy do sporządzania dokumentów w związku
z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej przekazywanych wójtowi
z mocy przepisów ogólnie obowiązujących lub w drodze porozumień z właściwymi organami.

5.Pieczęć urzędową o której mowa w §3 ust.2. używają wszystkie organy Gminy
i upoważnieni pracownicy Urzędu Gminy do sporządzania dokumentów w związku
z realizacją zadań własnych Gminy.

§4.1.Zamówienie pieczęci urzędowych i pieczątek następuje na pisemny ,umotywowany wniosek kierownika komórki organizacyjnej Urzędu Gminy, który winien zawierać :

1. treść pieczęci lub pieczątki,

2. zwięzłe uzasadnienie zamówienia,

3. imię , nazwisko stanowisko osoby odpowiedzialnej za pieczęć urzędową, pieczątkę,

4. miejsce przechowywania pieczęci ,pieczątki.

2.Wzór formularza zapotrzebowania stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

3.Wniosek, o którym mowa w ust.1 składa się do Sekretarza Gminy, który dokonuje sprawdzenia jego treści pod względem formalno - prawnym, potwierdza zgodność
w zakresie danych personalnych i zajmowanego stanowiska służbowego, następnie dokonuje stosownego zlecenia wykonania pieczęci lub pieczątki.

§ 5.1.W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczęci urzędowej lub pieczątki o tej samej treści .W takich przypadkach każdy wtórnik pieczęci lub pieczątki jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym ,który jest przyporządkowany wskazanemu użytkownikowi.

2.Tworzy się rejestr pieczęci i pieczątek w Urzędzie , zwany dalej „rejestrem”.

3.Wykonane pieczęcie bądź pieczątki wydaje się właściwemu pracownikowi za pokwitowaniem w rejestrze.

4.Rejestr jest prowadzony i przechowywany w sekretariacie.

5.Wzór rejestru określa załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§6.1. Pieczęcie i pieczątki stosuje się wyłącznie do załatwiania spraw służbowych .

2.Pieczątki należy przechowywać szafach biurowych ,w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź nieuprawnionym użyciem.
Po zakończeniu pracy pieczęcie i pieczątki powinny być zabezpieczone poprzez zamknięcie szafki na klucz.

3.O przypadkach kradzieży lub utraty pieczęci i pieczątek właściwy pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić Sekretarza Gminy z podaniem okoliczności utraty pieczęci lub pieczątki.

4.Sekretarz Gminy niezwłocznie zawiadamia o utracie lub kradzieży pieczęci i pieczątek nagłówkowych oraz imiennych Policję z podaniem okoliczności utraty lub kradzieży pieczęci i wskazaniu osoby, która dopuściła do utraty lub kradzieży pieczęci oraz ogłasza o fakcie utraty lub kradzieży w prasie lokalnej, a w przypadku pieczęci urzędowej zawiadamia również Mennicę Państwową.

5.Z czynności o których mowa w ust 3 i 4 sporządza się notatki służbowe.

§7.1.Likwidacji pieczęci i pieczątek dokonuje Komisja , której skład określa Wójt.

2.Z czynności likwidacji sporządza się protokół, który stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

3.Fakt likwidacji pieczęci i pieczątek odnotowuje się w rejestrze.

§8.1. W przypadku zmian organizacyjnych bądź innych szczególnych zdarzeń ,pieczecie
i pieczątki dotychczas używane na danym stanowisku pracy, które nie straciły ważności
w wyniku tych zmian , mogą być protokolarnie przekazane do dalszego używania nowym stanowiskom pracy.

2.Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę obowiązany jest rozliczyć się
z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek .

§9. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§10.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania .

Wójt Gminy

Mirosław Przysiwek

Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 14/2015
Wójta Gminy Kobylanka
z dnia 2 lutego 2015 r.

Kobylanka, dnia …………………………………..

……………………………………………………..
(nazwa komórki organizacyjnej)

ZAPOTRZEBOWANIE NA WYKONANIE PIECZĘCI URZĘDOWEJ/PIECZĄTKI

W URZĘDZIE GMINY KOBYLANKA

Na podstawie §4 ust.1 Zarządzenia Nr 14/2015 Wójta Gminy Kobylanka z dnia
2 lutego 2015 r. w sprawie zasad zamawiania, ewidencjonowania, wydawania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Gminy Kobylanka, wnoszę o wyrobienie pieczęci urzędowej/pieczątki o poniższej treści :

W przypadku większej liczby zamawianych pieczęci urzędowych /pieczątek (bądź większych rozmiarów)
do zapotrzebowania należy dołączyć załącznik określający ich ilość i treść.

UZASADNIENIE I POTWIERDZENIE CELOWOŚCI

1. Uzasadnienie zamówienia : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Imię , nazwisko i stanowisko osoby odpowiedzialnej za pieczęć urzędową: …………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Miejsce przechowywania pieczęci/pieczątki : ……………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………
(pieczęć i podpis kierownika referatu lub
osoby zajmującej samodzielne stanowisko)

Stwierdzam poprawność w/w pieczęci/pieczątki/tek pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa.

………………………………………….. ……………………………………………………………….

(Data) ( podpis Sekretarza Gminy)

Załącznik Nr 2
do zarządzenia Nr 14/2015
Wójta Gminy Kobylanka
z dnia 2 lutego 2015 r.

WZÓR REJESTRU PIECZĘCI I PIECZĄTEK

Lp.	Odcisk pieczęci	Wprowadzenie pieczęci do użytkowania			Wycofanie pieczęci z użytkowania
		Data	Imię i nazwisko użytkownika pieczątki	Podpis	Data	Imię i nazwisko przyjmującego pieczątkę	Podpis	Uwagi (powód wycofania pieczątki)

Załącznik Nr 3
do zarządzenia Nr 14/2015
Wójta Gminy Kobylanka
z dnia 2 lutego 2015 r.

PROTOKÓŁ NR ………………………….

Spisany w dniu …………………………. W związku z likwidacją zużytych, uszkodzonych, dezaktualizowanych pieczątek używanych w Urzędzie Gminy Kobylanka.

Na podstawie § 7 ust.2 Zarządzenia Nr 14/2015 Wójta Gminy Kobylanka
z dnia 2 lutego 2015 r. w sprawie zasad zamawiania, ewidencjonowania, wydawania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Gminy Kobylanka

Komisja w składzie :

1. ……………………………………………..

2. ………………………………………………

3. ………………………………………………

Przeprowadziła w Urzędzie Gminy Kobylanka likwidację ……….szt. pieczątek według załącznika do niniejszego protokołu poprzez ich ………….…………………………….......................

Na tym protokół zakończono i podpisano.

Podpisy członków Komisji :

1. ……………………………………………………………….

2. ………………………………………………………………

3. ……………………………………………………………….

W załączniku do protokołu należy dokonać odcisków pieczątek wraz z określeniem liczby porządkowej, pod którą dana pieczątka została zarejestrowana rejestrze pieczęci urzędowych i pieczątek oraz ich odcisków

1. 2)