ZARZĄDZENIE NR 6/2008 w sprawie realizacji zadań inwestycyjnych Gminy Kobylanka

ZARZĄDZENIE NR 6/2008

• Wójta Gminy Kobylanka

z dnia 14 stycznia 2008 r.

w sprawie realizacji zadań inwestycyjnych Gminy Kobylanka

Na podstawie art. 186 ust. 1 pkt 1 oraz art. 188 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381 i Nr 249, poz. 1832 oraz z 2007 r. Nr 82, poz. 560, Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791 i Nr 140, poz. 984) oraz §6 Uchwały Nr XV/86/07 Rady Gminy w Kobylance z dnia 29 grudnia 2007 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Kobylanka na rok 2008, zarządza się, co następuje:

§1. 1. Wprowadza się szczegółowe zasady realizacji zadań inwestycyjnych Gminy Kobylanka.

2. Pracownicy jednostki Urzędu Gminy w Kobylance, w związku z powierzonymi im obowiązkami winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

3. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu.

§2. 1. Wszystkie operacje gospodarcze, związane z realizacją zadania inwestycyjnego, powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi, zgodnie z obowiązującymi w Gminie Kobylanka unormowaniami wewnętrznymi w zakresie rachunkowości.

2. Zakupy gotowych środków trwałych dokonywane są po wyborze dostawcy, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór dostawcy poprzedzony jest procedurą przetargową, z której zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, sporządzany jest protokół.

3. Zakupy środków trwałych dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje kierownik jednostki i kontrasygnuje główny księgowy.

4. Odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych jest każdy pracownik na swoim stanowisku, ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i usługi objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, co winien odpowiednio udokumentować.

5. Procedurę przetargową przeprowadza komisja d/s. przetargów; jest ona odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, a przy robotach inwestycyjnych, zlecanych za pośrednictwem inwestora zastępczego - odpowiedzialny jest inwestor zastępczy.

6. Umowę na piśmie wraz z zawiadomieniem o wyborze dostawcy, wykonawcy oraz informację o miejscu przechowywania dokumentacji przetargowej odpowiedzialny pracownik przekłada do podpisu osobom wymienionym w statucie jednostki.

7. Umowa sporządzona jest co najmniej w trzech egzemplarzach, z których: oryginał dostarczony jest do pionu finansowo-księgowego wraz z załącznikami najpóźniej w dniu następnym po podpisaniu, jedna kopia przechowywana jest na stanowisku prowadzącym sprawy inwestycji, wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego przetargu, drugą kopię otrzymuje dostawca (wykonawca).

8. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza dokument „OT” - przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną (z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej) oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego, zaś w przypadku ulepszenia środka trwałego, przedstawia się dokument przewartościowania środka trwałego po ulepszeniu.

9. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty zaliczanych do inwestycji, do umowy musi być dołączony harmonogram rzeczowo-finansowy zakresu robót objętych umową. Natomiast do faktury powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu).

10. Pracownik merytoryczny, w uzgodnieniu z referatem księgowości, prowadzi uproszczoną ewidencję nakładów inwestycyjnych zadania, celem jej kontroli merytorycznej i formalnej.

§3. 1. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są:

• faktury przejściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych robót, podpisany przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartością robót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartości robót wykonanych w okresie rozliczeniowym. Na fakturze inspektor d/s. budownictwa potwierdza zgodność z harmonogramem podając pozycję z harmonogramu;

• faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku;

• dowód lub dowody „OT” - przyjęcia środka trwałego;

• dowód lub dowody „PT” - przekazania - przejęcia środka trwałego.

2. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku oraz dowody „OT” sporządza pracownik d/s. Inwestycji lub inny pracownik prowadzący całość zadania inwestycyjnego, w czterech egzemplarzach w porozumieniu z odpowiedzialnym za zadania inwestycyjne pracownikiem księgowości i przekazuje:

• oryginał i pierwszą kopię - dla pionu finansowo-księgowego, najpóźniej w terminie czternastu dni od sporządzenia, nie później jednak niż 10 dni po zakończeniu miesiąca kalendarzowego;

• drugą kopię - dla pracownika odpowiedzialnego za przyjęty lub wyremontowany obiekt;

• trzecią kopię - pozostaje u pracownika prowadzącego dane zadanie inwestycyjne.

3. 1. Dowody „OT” stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.

4. W dowodzie „OT” należy wpisać nazwę, charakterystykę (z podaniem informacji dot. Danego środka trwałego, np. długość drogi, rodzaj nawierzchni, materiał z jakiego została wybudowana, kubaturę, przeznaczenie, w przypadku budynku lub budowli; parametry techniczne, numery fabryczne, rok produkcji, itp. - w przypadku urządzeń), wartość budowy lub nabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej.

5. Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania dokumentacji projektowej, projektowo-kosztorysowej, itp. stanowi faktura lub rachunek z dołączonym protokołem odbioru dokumentacji, zawierającym adnotacje o miejscu przechowywania oraz celu, dla jakiego została sporządzona.

6. Zlecenie usługi w zakresie opracowania dokumentacji winno odbywać się w trybie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, wymaga bezwzględnie formy umowy pisemnej, określającej: zakres opracowania, terminy wykonania, formę płatności, zakres odpowiedzialności wykonującego usługę oraz inne dane wg potrzeb jednostki.

§4. 1. Ewidencja księgowa zadania winna umożliwiać identyfikację i wyodrębnienie nakładów prowadzonego zadania inwestycyjnego.

2. Właściwa dekretacja polega na:

• nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane,

• umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany,

• do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć,

• wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych,

• określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, pod inną datą niż data jego wystawienia (dot. dowodów własnych) lub data otrzymania (dot. dowodów obcych),

• podpisaniu przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną przez głównego księgowego do dekretacji.

3. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania z inwestycji, datą zakupu lub datą decyzji. Ujawnione nadwyżki ewidencjonuje się pod datą ich zinwentaryzowania.

4. Umorzenie środków trwałych zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi, określonymi w ustawie z dnia 20 listopada 1999 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

5. Grunty nie podlegają umorzeniu.

§5. 1. Do wartości inwestycji, oprócz nakładów umownych, wlicza się w trakcie jej realizacji:

• cenę zakupu należną sprzedającemu pomniejszoną o ewentualne rabaty, opusty, skonta i inne zmniejszenia;

• cło, podatek akcyzowy oraz inne opłaty związane z nabyciem (np. Notarialne, skarbowe, podatek od czynności cywilnoprawnych związanych z nabyciem i inne);

• koszty transportu, załadunku i wyładunku;

• koszty przystosowania, montażu, prób i innych czynności poprzedzających oddanie obiektu do używania, w tym montażu instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych;

• obciążający zakup podatek VAT (ujęty w fakturze), w części niepodlegającej odliczeniu lub zwrotowi;

• odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, prowizje oraz różnice kursowe od zobowiązań i przedpłat dotyczących inwestycji (środków trwałych w budowie).

2. Nakłady inwestycyjne obejmują również wartość (w cenie nabycia) wszystkich zużytych do wytworzenia rzeczowych składników i wykonanych robót i usług obcych, wartość świadczeń własnych, wartość świadczeń nieodpłatnych oraz inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych przedmiotów aktywów trwałych, w tym również:

• inwestycji rozpoczętych;

• naliczone za czas trwania inwestycji różnice kursowe od zaciągniętych przez inwestora zobowiązań służących sfinansowaniu zakupu lub budowy środków trwałych;

• odszkodowania dla osób fizycznych i jednostek gospodarczych związane z wykonywaną budową.

3. Do kosztów wytworzenia podstawowych środków trwałych, a więc i do kosztów inwestycji, nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu jednostki, kosztów przetargów, ogłoszeń i innych występujących przed udzieleniem zamówień związanych z inwestycjami.

Natomiast w szczególności zalicza się:

• dokumentacji projektowej inwestycji;

• badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych;

• przygotowania terenu pod budowę, w tym również koszty likwidacji pomniejszone o przychody z likwidacji budynków i budowli zlikwidowanych w związku z wykonywaniem nowych inwestycji;

• nabycia gruntów i innych składników rzeczowego majątku trwałego oraz koszty wnoszenia budynków i budowli, włącznie z ich sprzątaniem poprzedzającym oddanie do używania;

• opłaty z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy inwestycji oraz z tytułu uzyskania lokalizacji pod budowę;

• odszkodowania za dostarczenie obiektów zastępczych i przesiedlenie osób z terenów zajętych na potrzeby inwestycyjne;

• założenia stref ochronnych;

• założenia zieleni;

• poniesione w obcych środkach trwałych, a związane z przebudową, rozbudową, modernizacją i adaptacją tych obiektów na potrzeby inwestora (użytkownika), tzw. ulepszenie obcych środków trwałych;

• ulepszenia własnych, już istniejących podstawowych środków trwałych;

• zakupu bądź wytworzenia we własnym zakresie urządzeń technicznych, maszyn i środków transportu,

• transportu, załadunku i wyładunku oraz montażu;

• nadzoru autorskiego, inwestorskiego i generalnego wykonawcy;

• ubezpieczeń majątkowych środków trwałych w budowie;

• zagospodarowania pomelioracyjnego;

• przygotowania eksploatacji nowo budowanych zakładów lub obiektów, które poniesiono przed przekazaniem inwestycji do używania (np. szkolenie kadr dla nowych inwestycji);

• nabycia podstawowych wartości niematerialnych i prawnych;

• niepodlegającego odliczeniu lub zwrotowi podatku od towarów i usług (VAT) dotyczącego inwestycji,

• cła i innych opłat związanych z nabyciem środków trwałych;

• inne koszty bezpośrednio związane z inwestycją.

§6. Do klasyfikacji wytworzonego lub środka trwałego z zakupu, stosuje się podziałki zawarte w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r., gdzie podano ogólną charakterystykę oraz wykaz rzeczowy składników poszczególnych grup statystycznych środków trwałych.

§7. W pozostałych kwestiach, nie unormowanych niniejszym zarządzeniem, Zarządzenie Nr 83/2006 z dnia 28 grudnia 2006 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Gminy w Kobylance i jednostek budżetowych Gminy Kobylanka, stosuje sie odpowiednio.

§8. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy.

§9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2008 roku.

Wójt Gminy Kobylanka

Andrzej Kaszubski