Zarządzenie Nr 27/2011 w sprawie : wyboru podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych , określenia rodzaju przesyłek nie otwieranych przez punkt kancelaryjny

Zarządzenie Nr 27/2011

Wójta Gminy Kobylanka

z dnia 25 lutego 2011 r.

w sprawie : wyboru podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych , określenia rodzaju przesyłek nie otwieranych przez punkt kancelaryjny .

Na podstawie art.33 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz §1 ust.3, §2ust.2 i 3, § 42ust.3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz.67).

§1Zarządzenie określa:

1. Podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Kobylanka,

2. Koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Kobylanka,

3. Rodzaje przesyłek wpływających , które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny

§2Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
w Urzędzie Gminy Kobylanka jest system tradycyjny (papierowy), którego zasady określone są
w rozdziale 3 instrukcji kancelaryjnej.

§3.1Wyznaczam na Koordynatora Czynności Kancelaryjnych Panią Elżbietę Sznycer - inspektor
ds. administracyjno - organizacyjnych.

2.Do obowiązków koordynatora czynności kancelaryjnych należy bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwienia spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt sprawy.

§4 Określa się następujące rodzaje przesyłek wpływających do Urzędu Gminy Kobylanka, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny:

1. Przesyłki adresowane imiennie do pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy, bez podania stanowiska służbowego lub nazwy Urzędu Gminy Kobylanka.

2. Opatrzonych klauzulą „zastrzeżone” i „poufne” zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.Nr 182, poz. 1228),

3. Ofert przetargowych i składanych dokumentów konkursowych na stanowiska urzędnicze,

4. Przesyłki wartościowe, które przekazywane są właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,

5. Oznaczone klauzulą „Tajemnica skarbowa”.

§5.Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§6.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do Urzędu od dnia 1 stycznia 2011 roku.

Wójt Gminy

Andrzej Kaszubski