Protokół z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Kobylanka z dnia 21.02.2008 r.

Protokół

Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Kobylanka z kontroli

wykorzystania w roku 2007 dotacji udzielonej na realizację zadania pn.

Program profilaktyczny „Razem dla dobra dzieci” - świetlice wspierająco - integrujące „Stokrotka”.

 

Kontrolę przeprowadził zespół w składzie:

1. Ireneusz Siwiec -  Przewodniczący Komisji

2. Krzysztof Kleinowski - członek Komisji

3. Waldemar Michalski  - członek Komisji

4. Andrzej Suchta - członek Komisji

Celem Komisji było   sprawdzenie rzeczywistego przebiegu realizacji celów w zakresie dotowania zadania oraz wykorzystania dotacji za rok 2007.

Komisja odbyła dwa posiedzenia:

w dniu  6.02.2008 r.  dokonano wizji lokalnej wszystkich świetlic  z terenu gminy,

w dniu 21.02.2008 r. skontrolowano dokumentację finansową za rok 2007.

 

I.                    Opis stanu faktycznego:

 

   Na działalność świetlic środowiskowych w roku 2007 r. przydzielono dotację z budżetu gminy w wysokości 75.000,00 zł

Zgodnie z umową dotacji Nr 3/2007 z dnia 07.03.2007 r. dotacja została przydzielona   dla ZHP Hufiec w Stargardzie Szczecińskim na realizacje zadania pn. ”Program profilaktyczny „Razem dla dobra dzieci” - świetlice wspierająco - integrujące „Stokrotka” zapewniające możliwość uczestnictwa dzieci i młodzieży w pozalekcyjnych zajęciach sportowo - rekreacyjnych oraz działalność  zespołów interdyscyplinarnych.

W ramach realizacji programu i zgodnie ze złożoną ofertą  Hufiec ZHP w Stargardzie  zobowiązał się w szczególności do:

- zapewnienia co najmniej 3 rodzajów zajęć w każdej świetlicy w wymiarze nie mniej niż 20 godzin  tygodniowo,

- zapewnienia doposażenia świetlic w materiały niezbędne do prowadzenia zajęć,

- zapewnienia zajęć pozalekcyjnych w szkołach od poniedziałku do piątku w godz. 15.00 - 19.00 (4 h dziennie tj. 20h tygodniowo) w pozostałych świetlicach wiejskich 3 razy    w tygodniu po 4 godz. (12 godzin w tygodniu).

 

II.                 Ustalenia Komisji:

 

   Świetlice „Stokrotka” działają na terenie miejscowości  Kobylanka, Kunowo, Reptowo, Bielkowo i Morzyczan, a od października 2007 także -  w Motańcu i Niedźwiedziu.

Rozkład zajęć  w świetlicach  jest następujący:

W Motańcu, Morzyczanie, Bielkowie i Niedźwiedziu  zajęcia odbywają się trzy razy    

w tygodniu po 3 godz.   (  9 godz. w tygodniu)   

W szkole  w  Kunowie i Kobylance  od poniedziałku do piątku po 3 godz. dzienne    (15 godz. tygodniowo),

W szkole w  Reptowie - od poniedziałku do czwartku  - łącznie 17 godz. tygodniowo ,       

 w piątki świetlica nie działa.

 

Na terenie świetlic wiejskich zajęcia  rozpoczynają się  o godz. 15.00 lub 16.00, a na terenie szkół już od godz. 14.00. a nawet od godz. 13.00 (w Kobylance i Kunowie), pomimo tego, że do godz. 16.00 w szkołach pracują i czynne są świetlice szkolne.

Należy przypuszczać, że o godz. 13.00 trwają jeszcze przynajmniej niektóre lekcje 

i działalność świetlicy w tym  czasie jest nieporozumieniem.

Proponowane w świetlicach rodzaje zajęć nie  obejmują np. socjoterapii i pogotowia naukowego czyli pomocy w obrabianiu lekcji, które zawierała  oferta, a które w świetlicy środowiskowej wydają się być  pożądane.

 

Otrzymana dotacja została wykorzystana w kwocie 74.263,09 zł w następujący sposób:

 

                                                    Plan wydatków                  Rzeczywiste wykorzystanie

 

Płace, kadry                                 50.800,00 zł                                     61.955,98 zł

Materiały                                     10.500,00 zł                                       8.652,39 zł

Pozostałe koszty                            5.500,00 zł                                       2.012,83 zł

Opłaty komunalne                         4.800,00 zł                                       1.045,72 zł

Wydatki organizacyjne                  3.400,00 zł                                          596,17 zł               

 

Ogółem:                                       75.000,00 zł                                     74.263,09 zł           

 

 

Pod względem formalno - finansowym dokumentacja prowadzona jest  staranne, jednak dokumenty  finansowe opisywane są w sposób małoszczegółowy i ogólnikowy.

Brak jest informacji, której konkretnie świetlicy dotyczy dany koszt, a w przypadku wydatków na materiały i wyposażenie świetlic brak pokwitowań lub potwierdzeń odbioru otrzymanych materiałów np. przez koordynatorów.

 

Wnioski:

1. Świetlica środowiskowa winna stanowić  atrakcyjną alternatywę spędzania wolnego czasu przez dzieci i młodzież.  Jej działalność nie może więc pokrywać się                   z godzinami otwarcia świetlic szkolnych lub z godzinami lekcji w szkole.

2. Ponad 80% dotacji przeznaczone jest na wydatki związane z kosztami wynagrodzeń instruktorów i koordynatorów, a tylko 11 % na zakup wyposażenia i materiałów niezbędnych  do ich prawidłowego funkcjonowania.  Należy zastanowić się czy działalność świetlic nie wymaga pewnego zreformowania.

 

Zalecenia:

1. Należy zmienić godziny pracy świetlic środowiskowych tak, aby nie pokrywały się       z godzinami pracy świetlic szkolnych.

2. Dokumenty finansowe dotyczące przekazywania do świetlic materiałów                       i wyposażenia należy uzupełnić o potwierdzenia odbioru przez koordynatorów lub sołtysów. 

Komendant Hufca ZHP Krystyna Kurczewska została poinformowana o przysługującym jej prawie zgłoszenia zastrzeżeń, co do konkretnych faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie złożenia pisemnych wyjaśnień odnośnie okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli. Protokół niniejszy sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń / z zapowiedzią wniesienia zastrzeżeń. Protokół otrzymują: Wójt Gminy, Przewodnicząca Rady Gminy oraz Komendant Hufca ZHP Stargard Szczeciński.

Podpisy Komisji:

1. Ireneusz Siwiec……………………………

2. Krzysztof Kleinowski……………………..

3. Waldemar Michalski……………………….

4. Andrzej Suchta…………………………….

Podpis przedstawiciela kontrolowanej jednostki:

Komendant Hufca ZHP Krystyna Kurczewska …………………………….........